Voor een overzicht van de protocollen en machtigingen, klik hier

Privacyverklaring Lokaal Bestuur Roosdaal

Deze privvacyverklaring is van toepassing op alle diensten van zowel het gemeentebestuur van Roosdaal als het OCMW Roosdaal, verenigd onder de noemer "Lokaal Bestuur Roosdaal". 

Privacyverklaring

In deze privacyverklaring wordt informatie gegeven over welke gegevens verzameld worden en hoe hiermee omgegaan wordt.
Lokaal bestuur Roosdaal houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), elders ook GDPR genoemd. 
 
Dit betekent dat wij:

• persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming wanneer deze nodig is;
• passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• de rechten omtrent persoonsgegevens respecteren.

Bij vragen over deze privacyverklaring kan je steeds contact opgenomen via onderstaande contactgegevens:
 
Lokaal bestuur Roosdaal
Brusselstraat 15
1760 Roosdaal

DPO lokaal bestuur Roosdaal: dpo@roosdaal.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden door lokaal bestuur Roosdaal verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

 

• om de gevraagde dienstverlening te kunnen verstrekken
• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van lokaal bestuur Roosdaal
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. Deze toestemming kan te allen tijde terug ingetrokken worden
• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Welke gegevens verwerken wij?

Burgerzaken

Dit omvat onder andere het verwerken van geboortes, overlijdens, huwelijken, echtscheidingen, de aanvraag van identiteitskaarten, aanvraag pensioenen, laatste wilsbeschikking, wettelijke samenwoningen, verstrekken van rijbewijzen, verplichte inentingen, opmaak en verwerking van kiezerslijsten, aanvraag tot euthanasie, laatste wilsbeschikking, afleveren internationale paspoorten, erkenning van een ongeboren kind…

Voor deze taken worden volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, kaartnummer identiteitskaart, e-mailadres, telefoonnummer, kentekenplaat, geslacht. Verkregen via het rijksregister of van de burger zelf.
• Medische gegevens: voor het verwerken van het attest voor verplichte inentingen, voor de registratie van orgaandonoren, voor de aanvraag tot euthanasie, voor de erkenning van ongeboren kinderen, deze gegevens worden verstrekt door de burger zelf.
• Financiële gegevens: voor betalingen/stortingen
• Samenstelling van het gezin
• Opleiding en vorming
• Beroep en betrekking
• Gerechtelijke gegevens: bijvoorbeeld bij aanvraag uittreksel uit het strafregister

Politieke organen

Dit omvat het organiseren van verkiezingen, lokaal bestuurraden, adviesraden, werkgroepen…

• Persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, kaartnummer identiteitskaart, e-mailadres, telefoonnummer. Verkregen via het rijksregister of van de burger zelf.
• Gegevens met betrekking tot politieke opvattingen

Natuur en milieubeheer

Dit omvat het opzetten van jaarlijkse zwerfvuilacties, sanering van bodemverontreiniging, vergunningen, milieuklachten, milieusubsidies, landbouwsubsidies…

Voor deze taken worden volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer. Deze info wordt verkregen via het rijksregister of via de burger zelf.
• Financiële gegevens: voor betalingen/stortingen

Grondgebiedzaken/wonen en bouwen

Dit omvat het aanmaken van RUP’s, het bijhouden van een leegstandslijst, opmaken en bewaren van stedenbouwkundige inlichtingen, begeleiden en ontwikkelen infrastructuurprojecten, begeleiden en ontwikkelen infrastructuurwerken, opstellen mobiliteitsplan…

• Persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer. Deze info wordt verkregen via het rijksregister of via de burger zelf.
• Woningkenmerken zoals de kwaliteit van de woning, isolatie, deze info wordt verkregen via de burger zelf of door een onderzoek vanuit de lokaal bestuur.

Cultuur en vrije tijd

Organisatie van allerlei activiteiten, organisatie lokaal bestuurlijke uitleendienst, lidmaatschap openbare bibliotheek…

• Persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht. Deze info wordt verkregen via de burger zelf.
• Beeldopnames: foto’s en filmpjes tijdens evenementen of activiteiten
• Financiële gegevens: voor betalingen/stortingen in het kader van activiteiten of het uitlenen van boeken
• Medische gegevens: allergieën, bestaande lichamelijk of psychologische aandoeningen, lijst met noodzakelijke medicatie bij bijvoorbeeld het deelnemen aan een sportkamp
• Vrijetijdsbesteding en interesses: wordt verkregen via de burger zelf
• Consumptiegewoontes: welke boeken worden uitgeleend, in welke activiteiten is er interesse, wordt verkregen via burger zelf

Financiële aangelegenheden

Versturen belastingkohieren en innen van belastingen, uitkeren van subsidies

• Persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer. Deze info wordt verkregen via het rijksregister.
• Financiële gegevens: innen belastingen/stortingen

Veiligheid en verkeer

Uitwerken verschillende noodplannen en contacteren inwoners in risicogebieden bij wateroverlast

• Persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer. Deze info wordt verkregen via het rijksregister of via het individu zelf.

Personeelsadministratie

Dit omvat uitbetaling van de lonen, administratie in verband met extralegale voordelen, verzekeringen voor het personeel…

• Persoonlijke identificatiegegevens: adres, naam, voornaam, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht. Deze info wordt verkregen via de werknemer zelf.
• Beeldopnames: foto’s en filmpjes tijdens evenementen of activiteiten
• Financiële gegevens: voor uitbetalen loon en eventuele andere financiële voordelen
• Medische gegevens: in geval van ziekte

COVID-19

Dit omvat alle verwerkingen omtrent COVID-19 waarvoor het lokale bestuur (mede)verantwoordelijk is zoals lokale bronopsporing en quarantainecoaching, quarantainehandhaving, aanbieden van ondersteuning op maat indien quarantaine noodzakelijk is en het organiseren van de vaccinatiecampagne.

• Identificatiegegevens
• Contactgegevens
• Geslacht
• Leeftijd
• Gegevens betreffende kwetsbaarheid en vraag tot hulp of melding dat betrokkene niet meer gecontacteerd wenst te worden
• Personen waarmee deze personen in contact zijn geweest, gedurende een periode van veertien dagen voor en na de eerste tekenen van de besmetting met COVID-19, waarbij een bepaalde appreciatiemarge op grond van wetenschappelijke inzichten in rekening kan worden genomen
• De relevante criteria voor inschatting voor hoog of laag besmettingsrisico en het geven van advies, gegevens over gezondheid, die nodig zijn voor het contact- en omgevingsonderzoek
• Taalvaardigheid
• Datum waarop de COVID-19-test werd afgenomen
• Datum van de eerste ziektesymptomen
• De medische en psychosociale ondersteuning, gegevens, andere dan gegevens over gezondheid, nodig voor het contact- en omgevingsonderzoek en de medische en psychosociale ondersteuning
• Identiteitsgegevens betreffende de persoon waaraan de vaccinatiecode wordt toegediend, met name het identificatienummer bedoeld in artikel 8 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid, de naam, de voornaam, het geslacht, de geboortedatum, de hoofdverblijfplaats, en, in voorkomend geval, de overlijdensdatum. Deze gegevens worden voor zover ze beschikbaar zijn, op basis van het vermelde identificatienummer betrokken bij het Rijksregister en de Kruispuntbankregisters
• De toegekende betekenisloze vaccinatiecode
• Gegevens met betrekking tot de status van de betekenisloze vaccinatiecode, namelijk het tijdstip van activering van de betekenisloze vaccinatiecode of de tijdstippen van gebruik voor reservering van een vaccinatie
• De contactgegevens van de persoon waaraan de betekenisloze vaccinatiecode is toegekend, of van zijn vertegenwoordiger, bedoeld in de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt, namelijk het telefoonnummer en e-mailadres; deze gegevens worden, voor zover ze daar beschikbaar zijn, op basis van het identificatienummer bedoeld in 1° betrokken bij de zorgverleners, de verzekeringsinstellingen of bij de authenticatiedienst, bedoeld in artikel 9 van de wet van 18 juli 2017 inzake elektronische identificatie
• Indien de persoon waaraan de betekenisloze vaccinatiecode is toegekend, reeds het voorwerp heeft uitgemaakt van een vaccinatie, de (verwijzing naar de) relevante gegevens bedoeld in artikel 3, § 2, 3° tot en met 5°, van het samenwerkingsakkoord van 12 maart 2021 die op hem betrekking hebben
• Desgevallend, de aanduiding welk type vaccin aan de persoon mag worden toegediend

Met betrekking tot elke vaccinatie worden de volgende categorieën van gegevens geregistreerd in Vaccinnet:

• Identiteitsgegevens betreffende de persoon waaraan het vaccin wordt toegediend, namelijk het identificatienummer bedoeld in artikel 8 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid, de naam, de voornaam, het geslacht, de geboortedatum, de hoofdverblijfplaats, en, in voorkomend geval, de overlijdensdatum. Deze gegevens worden voor zover ze beschikbaar zijn, op basis van het vermelde identificatienummer betrokken bij het Rijksregister en de Kruispuntbankregisters
• Identiteits- en eventueel contactgegevens betreffende de persoon die het vaccin heeft toegediend, namelijk het identificatienummer bedoeld in artikel 8 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid of het RIZIV-nummer
• Gegevens betreffende het vaccin, namelijk het merk, het lotnummer en het identificatienummer van het vaccin
• De datum en de plaats van toediening van elke dosis van het vaccin; de plaats betreft een aanduiding of bijvoorbeeld de vaccinatie is geschied bij een huisarts, in een bepaald bedrijf, in een bepaalde collectiviteit of in een bepaalde vaccinatiepost
• Gegevens over het schema voor vaccinatie tegen COVID-19 van de persoon waaraan het vaccin wordt toegediend
• Desgevallend gegevens over de ongewenste bijwerkingen vastgesteld tijdens of na de vaccinatie van de betrokken persoon, waarvan de persoon die het vaccin heeft toegediend of diens gevolmachtigde kennis heeft.

Met wie worden de gegevens gedeeld?

Persoonsgegevens die de lokaal bestuur Roosdaal verwerkt, worden enkel gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor het verstrekken van de dienst waarvoor zij ingezameld werden of indien er een wettelijke basis of verplichting voor geldt. Concreet worden de gegevens enkel gedeeld met volgende categorieën ontvangers:

• Verwerkers die instaan voor de ICT-infrastructuur
• Andere overheidsdiensten waarbij de doorgifte van de gegevens wettelijk noodzakelijk is (bijvoorbeeld de FOD Volksgezondheid, FOD Binnenlandse zaken)
• Andere overkoepelende organisaties zoals intercommunales waaraan een (deel) van de verwerkingen uitbesteed zijn
• Bedrijven waarop wij ons beroep voor administratieve doeleinden in kader van de dienstverlening
• Bedrijven waarop wij ons beroepen voor veiligheidsdoeleinden in kader van de dienstverlening
• Bedrijven waarop wij ons beroepen voor logistieke doeleinden in kader van de dienstverlening

Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens?

 

We verwerken gegevens op basis van de volgende verwerkingsgronden:

• Noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
• Toestemming van de betrokkene voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden, bijvoorbeeld het versturen van nieuwsbrieven;
• Noodzaak voor de vervulling van een taak van algemeen belang.

Openbaarheid

Via de wetgeving openbaarheid van bestuur kunnen derden een verzoek om informatie bij ons indienen. Daarbij worden uw gegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval gaat hier altijd een toetsing aan de privacywetgeving aan vooraf.

Bewaartermijn

Lokaal bestuur Roosdaal bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet vereist is.

Wat betreft de verwerkte persoonsgegevens in verband met COVID-19 worden de persoonsgegevens van betrokkenen bewaard tot 5 dagen na de dag van publicatie van het koninklijk besluit dat het einde van de toestand van de coronavirus COVID-19-epidemie afkondigt.

De persoonsgegevens in Vaccinnet + worden bewaard tot aan het overlijden van de persoon waaraan het vaccin tegen COVID-19 werd toegediend en minimum gedurende 30 jaar na de vaccinatie, onder meer vereist voor een correcte opvolging m.b.t. noodzakelijke hernieuwingen en in de lijn van de standaardbewaartermijn van gezondheidsgegevens in medische dossiers.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt de volgende rechten volgens de privacywetgeving:

• Recht op informatie en inzage: u mag weten of we gegevens van u hebben, welke dit zijn, op welke manier deze worden gebruikt en u kunt hierover verdere toelichting krijgen.
• Recht op correctie:als uw gegevens niet kloppen, mag u ons vragen om deze te verbeteren.
• Recht op bezwaar: u mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens
• Recht om vergeten te worden:u mag ons in principe vragen uw gegevens te verwijderen, maar als overheid mogen wij hier om wettelijke redenen in de meeste gevallen geen gevolg aan geven

Zolang aan één van bovenstaande rechten niet voldaan werd, mag u ons vragen uw gegevens niet meer te gebruiken. U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Voor onze contactgegevens, zie bovenaan deze privacyverklaring. U zult dan steeds uw identiteit moeten aantonen door een recto verso kopie of scan van uw elektronische identiteitskaart aan te hechten. Wij laten binnen één maand weten wat er met uw verzoek zal gebeuren. Als we niet aan uw rechten kunnen voldoen, dan zullen wij dit motiveren.

Nieuwsbrieven

Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven vanuit onze diensten. U ontvangt deze als u hierop intekende of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wenst u een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kunt u zich uitschrijven 

Beeldmateriaal

Bij de activiteiten die door ons worden ingericht, kunnen er foto’s en sfeerbeelden worden gemaakt. Bent u herkenbaar op een dergelijke foto, dan mag u ons vragen om deze te verwijderen of uzelf onherkenbaar te laten maken. Wij zullen hiervoor het nodige doen.
 
Bij het maken en publiceren van gericht beeldmateriaal wordt er vooraf om uw toestemming gevraagd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Als lokaal bestuur Roosdaal geen gehoor geeft aan uw klacht binnen de 30 dagen nadat de klacht ontvangen werd, kan de klacht ingediend worden bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Archivering

Er kan een verdere verwerking gebeuren met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Dit wordt niet beschouwd als onverenigbaar met de aanvankelijke doeleinden. In dit kader mogen persoonsgegevens langer bewaard worden.

Wijziging privacyverklaring

Lokaal bestuur Roosdaal kan zijn privacyverklaring wijzigen. De wetgeving is in volle ontwikkeling waardoor deze een impact kan hebben op deze privacyverklaring. De laatste wijziging gebeurde op 27 september 2021.

Contactinformatie VTC (Vlaamse Toezichtscommissie)

Indien u van oordeel bent dat uw gegevens onrechtmatig verwerkt worden, dan kan u ook steeds contact opnemen met de bevoegde Vlaamse toezichthoudende autoriteit (VTC – VlaamseToezichtcommissie), via het e-mailadres contact@toezichtcommissie.be

De VTC is de toezichthoudende autoriteit bevoegd voor Vlaamse overheden en instanties op gebied van privacybescherming. Meer info kan je terugvinden op hun website: https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie